Cosa è un evento aziendale

Organizzare un evento aziendale è molto più facile a dirsi che a farsi. A partire dalla definizione stessa: perché se tutti pensano di sapere in teoria cosa è un evento aziendale, di fatto serve una check list ben fatta per assicurarsi di non trascurare passaggi e dettagli fondamentali. Due le domande a cui rispondere prima di iniziare: quale tipo di evento aziendale voglio organizzare e perché.

Possiamo definire un evento aziendale come un incontro dedicato alle persone che lavorano per un’azienda, ma questa definizione potrebbe apparire riduttiva se non si tenessero in considerazione le tante tipologie di evento possibili, da scegliere in base al ruolo aziendale dei partecipanti e agli obiettivi dell’evento stesso. Per esempio si potrebbe organizzare una convention o, un meeting. 

Perché organizzare un evento aziendale

Sono davvero molti gli obiettivi che ci si possono raggiungere con un evento aziendale, spesso in linea con quelli più generali della comunicazione e del marketing aziendale. Un evento aziendale, in generale, potrebbe essere considerato un contenitore in cui l’azienda bilancia il giusto mix di comunicazione e intrattenimento .

Organizzare un evento aziendale: gli step fondamentali

 La fase del pre-evento è fondamentale perché è quella che comprende la progettazione e l’organizzazione.

Briefing. Si parte da un briefing che deve essere il più chiaro e approfondito possibile: da lì nasce di fatto l’evento, perché è in quel momento che riceverai dal cliente le linee guida.

Budget. Il budget che hai a disposizione per un evento aziendale determina praticamente tutto.

Team. Una volta stabilite le linee guida dell’evento ti serve un team che lavori con te e dovrai sceglierlo in base alle competenze e all’attinenza dei ruoli con l’evento, ma anche tenendo in considerazione personalità e attitudini.

Scelta della location. Quando le idee iniziano a essere chiare si potrà scegliere la location più adatta. Bisogna organizzare delle site inspection presso le location selezionate, per meglio valutare spazi e atmosfere, le dimensioni, le eventuali problematiche che potrebbero insorgere.

Check list, coordinate e fornitori. Quello che è fondamentale è non dimenticare di stilare una check list e seguirla assiduamente per non dimenticare nulla. Tutto, ma proprio tutto, non deve essere lasciato al caso: la data prescelta (controllate che non sia in concomitanza con qualche grande evento che potrebbe ‘disturbare’ il vostro) e la sua durata per esempio non sono secondarie al successo dell’evento stesso. Poi, messi a punto tutti i dettagli, si devono contattare tutti i fornitori di servizi: il catering per coffee break, cene di gala e buffet, le luci, servizio audio, traduzione e così via. E ora puoi anche pensare di mandare gli inviti ai partecipanti.

Format, storytelling, creatività. Devi tenere presente che come anche in fase di organizzazione si fa lo ‘storytelling’ dell’evento: ogni momento deve essere previsto nel dettaglio. L’importante è che il tutto sia coerente con gli obiettivi stessi dell’evento.

Social brand page. Un aspetto non trascurabile dell’evento aziendale è il brand page dal punto di vista social. Creare un hashtag per l’evento e coinvolgere i partecipanti anche sui principali social aiuta ad aumentare la memorabilità dell’evento, anche, come vedremo, in fase di follow up.

Le nostre location sono esclusive e adatte a organizzare eventi di vario genere:

  • congressi,
  • corsi di formazione,
  • team building,
  • cene private, di gala o di lavoro,
  • eventi aziendali,
  • matrimoni e anniversari.

Spazi per eventi Basilicata e Puglia: servizi associati.

Possiamo fornirti diversi servizi fra cui:

  • catering,
  • allestimento e decorazioni,
  • transfer degli ospiti da e per aeroporto o stazione al luogo stabilito per l’evento,
  • servizio di accoglienza come guardiania, sicurezza, hostess,
  • servizio di animazione,
  • servizi di assistenza tecnica audio video,
  • grafica e stampa materiali informativi.

Gestione spazi per eventi Basilicata e Puglia : idee e suggerimenti che possiamo darti.

  • Sei un fotografo? La fotografia è un’arte, perché non scegliere una delle nostre sale per eventi e organizzare una mostra fotografica.
  • Sei un professionista o un’azienda? Vuoi festeggiare un anniversario lavorativo o un evento aziendale, magari la chiusura di un contratto importante .
  • Sei un coach o un formatore? Nelle nostre sale convegni a Roma puoi organizzare corsi di formazione per uno o più giorni.
  • Sei un artista? Magari un musicista, pittore, scultore? Nei nostri spazi per eventi puoi organizzare mostre d’arte per esporre le tue opere.

Spazi per Eventi Basilicata e Puglia

Quantificare il costo per il noleggio di uno spazio o location per eventi dipende da diversi fattori e per fornirti un preventivo veramente trasparente a prova di sorprese, ti consigliamo di contattarci e indicarci le tue necessità.

Spazi per eventi Basilicata e Puglia : cura dei dettagli.

  • reperire gli alberghi, hotel e bed and breakfast,
  • prenotare il pernottamento per uno o più giorni per i tuoi ospiti,
  • organizzare il transfer dall’albergo alla location dove si terrà l’evento, e riaccompagnare gli ospiti in albergo.